ずっとExcelで管理していたデータをGoogleスプレッドシートに移動してみました。移動してから１ヶ月ぐらいして、Googleスプレッドシートの「この版を復元」機能に救われましたので、それについて書きたいと思います。
銀行の通帳をずっとExcelで
家計の銀行の通帳をずっとExcelに転記して利用しています。銀行の通帳はネットバンキングで見られますが、今後の予定やその明細は何だったのかなどメモしておきたかったからです。
それを共有できる場所に置いて家族で共有していたのですが、Excelなので誰かが開くと排他制御がかかって、同時に更新することはできません。Googleスプレッドシートに慣れてくるとそれが面倒になってきました。ということで思い切ってGoogleスプレッドシートにしてみました。「GoogleドライブにエクセルファイルをアップしてGoogleスプレッドシートとして使う」のやり方でアップしたので関数もそのまま生きているようです。
ExcelとGoogleスプレッドシートの使い勝手
よく行う処理として ここまでは銀行の通帳に記帳済み のものを赤い線で、ネットバンキングで確認済み のものを緑の線で区切っています。
Excelだと
こんなかんじで、Googleスプレッドシートだと、
こんな感じです。見た目にもほとんど違和感がありません。
しかしちょっと使い勝手がなーと思うのが、行の移動で、
Excelだと行を選択して切り取り
切り取ったセルの挿入、をクリックすれば移動が完了します。
しかしGoogleスプレッドシートは
あらかじめ行を開けておいて、
切り取って、
貼り付けて、
切り取った行が空行になるので削除しないといけません。ちょっと手数が多くなります。
ピンチのときに便利だったGoogleスプレッドシートの機能
ある日、赤いラインで区切ってある「銀行記帳済み」の残高が違っていることに気づきました。「銀行記帳済み」のラインを入れたときは必ず通帳と照らし合わせているので、そんなはずはありません。ネットバンキングでさかのぼって調べてもずいぶん前から残高が違ってってます。わ…わからない…なにがいけないの？とちょっとパニクってしまいました。
同じシートを編集している家族に聞いてもそんな修正はしたことがないという、しかしなぜ違っちゃっているのかが分かりません。
そんなときに履歴を見ればいい、ということを知りました。
Googleスプレッドシートの上部に表示されている、
最終編集 ○分前 や、自分以外の人が修正した場合は、
こんな感じに、最終編集の日付と編集者の名前が表示されます。
その部分をクリックします。すると、
このように自動保存されたそのときどきのバージョンが一覧で表示されます。まだこのシートの履歴は2つしかありませんが、最初の状態に戻したければ、
戻したいバージョンの行をクリックして、この版を復元 をクリックします。そうすると、
このように最初アップした状態に戻すことができました。
複数で長いこと更新していれば、
このように事細かに誰がいつ更新したのかということが表示された、その版に戻す事も簡単にできます。
Excelだとこのような機能はないと思われるので、これは便利だなと思いました。
間違って消してしまった(>_<)、というような時にもGoogleスプレッドシートなら安心ですね。
ということで、今後はできるかぎりGoogleスプレッドシートを使っていこうと思います。
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